Nyheter

Forenklet bankavstemming med nye løsninger

En av de store tidstyvene i regnskapsbransjen er bankavstemming. Med riktig verktøy får regnskapsføreren tilgang til forenklet bankavstemming.

Budsjettering i Sumango – kom igang på få minutter

Budsjett i Sumango

Hvorfor er det så få bedrifter bruker budsjetter i sin forretningsløsning? I Sumango/Dynamics NAV er detBudsjett fra webmeny raskt, enkelt, fleksibelt og ikke minst morsomt å jobbe med! Arbeid med budsjett skal være gøy, enkelt, interessant og det er viktig. Nesten alle klager over at de ikke har nok tid for å sette det opp, det tar for lang tid, orker ikke, har ikke underlaget, mangler inputs…. Dette er noen av unnskyldningene for ikke komme igang. Kjenner du deg i igjen?

Sette opp budsjetter er en av de enkleste tingene du kan gjøre i Sumango. Du kan klare å sette opp ett nytt budsjett på under ti minutter. Budsjettene vil ta lengre tid å skrive enn det – sier du. Skeptisk? Vel la meg overbevise deg.

Les her for oppsett av budsjett:

  1. Logg deg inn i Sumango, og velg «Budsjetter» i menyen til høyre
  2. Velg deretter «+ny»
  3. Skriv inn navnet på nytt budsjett, lag en beskrivelse, legg til eventuelle dimensjoner
  4. Velg deretter «Rediger budsjett»
  5. Under Arkfanen «Handlinger» velger du «Kopier budsjett»

Du skal nå kunne velge poster på hva du ønsker å kopiere fra, og til hvilket budsjett du ønsker å kopiere til. Du kan legge inn ulike parametre som f.eks. hvilke konti du ønsker å budsjettere fra/til, hvilken justeringsfaktor du ønsker, hvordan budsjettet skal avrundes, om du vil budsjettere på Dag, Uke, Mnd., Kvartal, År eller Periode.
Budsjett med utvalgskriterer.JPG

6. Når du har lagt inn dine valg, klikk på knappen «OK»
7. Svar «Ja» om du ønsker å starte kopieringen.
8. Gå og hent en ny kopp med kaffe – når du er tilbake er budsjettet klart.

Så enkelt er det å sette opp nye budsjetter for dine klienter i Sumango. Om dine klienter ønsker å jobbe med dette selv, får de selvfølgelig også den tilgangen og muligheten i Sumango.

Hele tiden i prosessen med budsjetter, kan du alltid jobbe med budsjettet direkte i nettleseren. Alle data lagres trygt, enkelt, sikkert i skyen. Blir du avbrutt er allerede dataene du har lagt inn lagret.

Dersom du ønsker å jobbe med budsjettet i Excel, eksporteres alle data enkelt fra Sumango til Excel, ferdig filtrert, med komplett kontoplan, formler osv. Endringene du gjør kan enkelt importeres tilbake til Sumango, og du har alltid oppdatert tall.

Ble du overbevist ? Det tar ikke lang tid, og arbeid med budsjetter er morsomt, lærerikt og nyttig for alle.

Ferdig budsjett i webleser.JPG

 

Ønsker du mer informasjon om våre løsninger, ta kontakt med oss så finner vi ett tidspunkt for en presentasjon.

 

Betaling av fakturaer

Betaling av fakturaer

Betaling av fakturaer med effektive og intuitive løsninger gir store besparelser internt i bedriften. Samtidig vil betaling av fakturaer på forfall kunne spare bedriften for gebyrer og renter. Sørg for å etabler rutine for digital flyt også med betaling av fakturaer.

46% av bedriftens inngående leverandørfakturaer betales automatisk*

Ifølge Visma sin undersøkelse betales 46% av alle leverandørfakturaer automatisk og direkte fra økonomisystemet uten innlogging i nettbanken.

Håndtering og betaling av leverandørfakturaer er en viktig prosess internt i bedriften. Alle har høye krav til sikkerhet og gode rutiner må være grunnleggende for å sikre god flyt. Samtidig vet man at betaling av faktura er gjentakende og rutinepreget. Dette igjen kan skape utfordringer dersom man ikke har god systemstøtte.

Mange manuelle prosesser som må fungere.

Dersom man ikke håndterer fakturaer digitalt, er det mange manuelle prosesser som må fungere. Først registreres bilaget i bedriftens ERP/forretningssystem. Etter godkjenningsprosessen, som også gjerne er veldig manuell, må betalingen(-e) lastes opp i nettbanken som en betalingsfil. Deretter må man gjerne logge på nettbanken for en siste godkjenning før betaling. Deretter får man gjerne returfilen fra banken. Denne sier noe om at banken har mottatt fil og om betalingen(-e) er gjennomført eller ikke.

Digitale prosesser erstatter manuelle steg

Med digitale løsninger, erstattes alle manuelle steg. Innkommende fakturaer er ferdig tolket, postert på riktig konto og gjerne sendt på en godkjenningsflyt. Medarbeiderne godkjenner fakturaen(-e) fra sine mobile enheter før økonomi- eller regnskapsavdelingen / regnskapsbyrået legger fakturaen til betaling direkte i bank.

Ingen manuelle prosesser med godkjenning, laste opp filer til bank, laste ned filer fra bank, avstemme i økonomisystemet. Alt dette håndteres automatisk.  Reskontro og hovedbok vil følgelig alltid være oppdatert.

Tips for å komme igang

  • Kontakt regnskapsføreren og be om å komme igang med elektronisk betaling.
  • Ha riktig verktøy, og gode systemer
  • Ta i bruk KID

Vil du vite mer?

Ønsker du å vite mer om Sumango sine løsninger, tar du kontakt med oss enten gjennom kontaktskjema under. Eller du kan møte oss i sosiale medier som Facebook eller LinkedIN. Ønsker du å prate med oss, ringer du oss på 40 47 30 30.

* Kilde: Visma Digital Index 2018

Elektronisk godkjenning av fakturaer

Godkjenning av fakturaer bør gjøres elektronisk.

Det er store besparelser, ikke bare i tid men også økonomisk ved å ta i bruk elektronisk godkjenning av faktura. En stor undersøkelse gjennomført av Visma i perioden juni til august 2018, viser at det er stort potensiale blant norske bedrifter for å effektivisere prosessen rundt håndtering av inngående faktura.

68% av bedriftens innkommende fakturaer godkjennes elektronisk*

3 av 10 norske bedrifter sender fremdeles bilag til godkjenning via e-post eller papir. Dette bidrar til at man enkelt mister oversikt, og at fakturaer for kan bli liggende til etter forfall. Det er ikke bra for hverken bedriften eller dens samarbeidspartnere. Forfalte, ubetalte fakturaer bidrar til feil i regnskapstallene, påfører bedriftene unødvendig økonomisk tap gjennom renter, gebyrer og dårligere likviditet.

Har bedriften gode og effektive løsninger for elektronisk godkjenning, bidrar dette til mer kontroll og bedre oversikt på fakturaflyt.

Mobile løsninger

Med elektroniske løsninger kan fakturaen(-e) godkjennes, avvises eller videresendes fra mobiltelefon eller nettbrett. De fleste systemleverandører tilbyr dette som standard i sine løsninger idag. Du bør allikevel velge løsninger som er en del av ditt regnskap-/økonomisystem.

Tips for å komme igang

  • Velg en løsning der du kan godkjenne på mobile flater
  • Automatiser hele godkjenningsflyten med definerte regelsett
  • Send også andre dokumenter, ikke bare inngående fakturaer, på flyt.
    Eksempelvis utlegg, timelister etc.

Det lønner seg med nettbaserte regnskapstjenester

Regnskapsbransjen er i kontinuerlig utvikling, og kundene forventer å være oppdatert og involvert i sitt selskaps økonomi til enhver tid. Med nettsky-tjenester tar en tredje partsleverandør ansvar (og dermed risikoen) for at tallene alltid er tilgjengelige, uansett plattform.

Man slipper ofte kostbar og komplisert programvareinnstallering som er dedikert til lokale maskiner og nettverk på arbeidsplassen. Prisen på regnskapstjenestene blir ofte lavere og IT-støtte lettere tilgjengelig, på grunn av diverse kommunikasjonsmuligheter på nett.

Les vår artikkel om hvorfor det lønner seg med nettbaserte regnskapstjenester og -systemer her.

Vil du vite mer?

Ønsker du å vite mer om Sumango sine løsninger, tar du kontakt med oss enten gjennom kontaktskjema under. Eller du kan møte oss i sosiale medier som Facebook eller LinkedIN. Ønsker du å prate med oss, ringer du oss på 40 47 30 30.

* Kilde: Visma Digital Index 2018

Sending av faktura

Hvorfor er det lurt å sende faktura elektronisk?

Sender du faktura på papir eller som vedlegg i en e-post, ligger det mange ressurskrevende prosesser både hos avsender og mottaker. Ofte manuelle prosesser som både tar tid og som koster penger. En stor undersøkelse gjennomført av Visma i perioden juni til august 2018 viser at det er stort potensiale blant norske bedrifter for å effektivisere sending av faktura.

45% av bedriftens faktura sendes elektronisk*

Dette betyr at drøyt halvparten av faktura ikke sendes digitalt. Her er det stort forbedringspotensiale, både økonomisk, ressurs- og tidsmessig. Samtidig får både avsender og mottaker bedre kontroll i sine systemer da fakturaflyt blir håndtert av systemene.

Sending av faktura elektronisk

Elektronisk faktura er en sikker, rask og enkel måte for distribusjon av faktura. Fakturaen kommer da ferdig «tolket» inn i mottakerens økonomisystem. Dette sikrer rask og effektiv håndtering av fakturaen hos mottaker. Utsteder av fakturaen er også sikret raskere oppgjør. Benytter du sending av faktura med epost eller papir, har du ikke den samme tryggheten. Dette fordi du risikere at den havner i spamfilteret eller drukner i en full innboks. Å digitalisere utgående fakturaer er, sammen med innkommende, blant de enkleste prosessene å digitalisere, og derfor et bra sted å begynne!

Visste du at….

  • Du sparer kr 55,50 per faktura dersom du sender den elektronisk, og ikke på e-post eller papir*
    Sender du 1000 fakturaer årlig, sparer du 55 500 kr. bare ved å bytte til elektronisk forsendelse vs. papir eller e-post.
  • Sender du fakturaen elektronisk, blir 90% betalt på forfall*
    Sender du den på e-post eller papir, betales kun hhv. 66% og 72% på forfall*
  • Du sikrer korrekt mottak av faktura og raskere behandling, som igjen kan bidra til økt likviditet.

Tips for å komme igang

  • Ta i bruk ett forretningssystem som støtter elektroniske sending (og mottak)
  • Jobb med å konvertere de «ikke-digitale kundene» over til nye formater
  • Etabler en god samhandling mellom regnskapsfører og bedrift

Les mer om vår løsning Sumango her….

Vil du vite mer?

Ønsker du å vite mer om Sumango sine løsninger, tar du kontakt med oss enten gjennom kontaktskjema under. Eller du kan møte oss i sosiale medier som Facebook eller LinkedIN.

Ønsker du å prate med oss, ringer du oss på 40 47 30 30.

* Kilde: Visma Digital Index 2018

Mottak av faktura

Mottak av faktura

Det er store besparelser ved å ta i bruk elektronisk mottak av faktura direkte inn i økonomisystemet. En stor undersøkelse gjennomført av Visma i perioden juni til august 2018 viser at det er stort potensiale blant norske bedrifter for å effektivisere mottak av faktura.

43% av bedriftens fakturaer mottas elektronisk direkte inn i økonomi- eller fakturabehandlingssystemet*

Nesten 6 av 10 virksomheter mottar fremdeles faktura på papir eller pdf filer som vedlegg i en epost. Dette betyr at fakturaer må håndteres manuelt i systemet. Dette igjen betyr ofte at fakturaer også arkiveres manuelt. Heldigvis finnes det gode løsninger for å kvitte seg med dette «problemet».

Gjennom å digitalisere denne prosessen, vil det være store gevinster. Ikke bare spares tid, men nøyaktigheten og kvaliteten vil kunne øke.

Forbedret EHF løsning

DIFI lanserer versjon 3.0 av EHF som vil sørge for at Norges EHF-format vil samsvare med EU-kommisjonen sin nye norm for faktura. Dette vil bety at muligheten for å sende elektronisk faktura mellom land i EU regionen nå blir en realitet.

Innføringen av EHF 3.0 vil skje i faser der en først kan sende og motta både EHF 2.x og EHF 3.0 for så å bare benytte EHF 3.0.

EHF 3.0 kommer til å bli eneste alternativ for å sende ut EHF fra 01.01.2020.
– Microsoft vil innen det ha laget en EHF 3.0 standard for NAV.

Det er mulig å begynne å sende, og motta, EHF 3.0 fra 01.01.2019 om man ønsker det og har systemer selv som støtter dette.

Alle Statlige mottakere vil kunne motta versjon 2.x hele 2019. Andre Offentlige instanser vil trolig også det, men vi vet ikke enda hva de bestemmer seg for ettersom f.eks enkelt kommuner har mulighet til å sette egne krav avvikende fra øvrige Statlige instanser.

Dersom du er mottaker av EHF selv må du være forberedt på at enkelte av dine leverandører kan komme til å sende EHF 3.0 i 2019.

Les mer om EHF i Sumango her….

Visste du at….

  • Du sparer minst 10 minutter per faktura du mottar elektronisk? (Kilde: Kommunal- og moderniseringsdept.)
  • Sjansen for at faktura blir betalt på forfall øker ved elektronisk behandling
  • Du sparer eventuelle purregebyrer og renter

Vil du vite mer?

Ønsker du å vite mer om Sumango sine løsninger, tar du kontakt med oss enten gjennom kontaktskjema under. Eller du kan møte oss i sosiale medier som Facebook eller LinkedIN. Ønsker du å prate med oss, ringer du oss på 40 47 30 30.

* Kilde: Visma Digital Index 2018

Er du klar for årsoppgjør 2018?

Hva er årsoppgjør?

Årsoppgjør er prosessen der vi ferdigstiller årsregnskapet. Årsregnskapet skal vise hvordan bedriftens midler har blitt brukt i løpet av året. I tillegg skal det gjøre opp status på bedriftens økonomi. Alle virksomheter i Norge skal rapportere inn opplysninger om driften og gjeldende regnskapstall til myndighetene. Dette gjøres i årsregnskapet, som består av årsberetningen og noter.

Hvorfor årsoppgjør?

Hensikten med årsoppgjøret er å ferdigstille det foregående året. Dette danner grunnlaget for lovpålagt rapportering til myndigheter i form av årsregnskapet.

I tillegg de lovpålagte kravene mener vi at prosessen rundt årsoppgjøret og resultatet av denne bør danne grunnlag for beslutninger om hvordan du bør drifte ditt selskap videre.  Dette kan være et ressurskrevende arbeid og hvorfor skal man da ikke dra utnytte dette fullt ut.

Dersom du ønsker å kunne benytte innsikten fra årsoppgjøret bør arbeidet utføres så raskt som mulig etter nyttår. Jo lenger du venter jo mindre nyttig vil informasjonen være. Det er ingen eller liten hensikt å benytte dette som grunnlag for justering av drift om det ikke er relativt ferskt. Da er det bedre å benytte det løpende regnskapet.

Gjennomføring av årsoppgjøret

Forarbeid

Det er ofte mange som er involvert i arbeidet med årsoppgjøret, noe som krever god kommunikasjon og forståelse fra alle parter. Vi tror at vi får en effektiv prosess dersom alle vet hva som skal utføres, hvorfor det utføres og hvordan det utføres. Det bør derfor kartlegges:

  • Hva skal gjøres?
  • Hvordan det skal gjøres?
  • Hvem skal gjøre hvilke oppgaver?
  • Når skal jobben være ferdig?
  • Hvem det skal rapporteres til?

Svarene på dette er forskjellig fra bedrift til bedrift, så her anbefaler vi at du tar en prat med din regnskapsfører om hvordan dette skal utføres hos deg.

Krav til årsregnskapet

Dersom du er regnskapspliktig er du også pliktig til å utarbeide. Myndighetene stiller, gjennom Bokføringsloven, følgende krav til årsregnskapet:

  • Det skal inneholde resultatregnskap
  • Balansen per 31.12(Utgående balanse, UB) for gjeldende år og balansen pr 31.12 året før (Inngående balanse, IB)
  • Kontantstrømoppstilling
  • Noteopplysninger

Frist

Fristen for å sende inne årsregnskapet er den 31. juli hvert år.

Denne fristen er det ikke mulig å utsette.

Kilde: https://www.brreg.no/bedrift/innsending-av-arsregnskap/

Forsinkelsesgebyr

Dersom du ikke leverer inn årsregnskapet innen 31. juli kan du bli ilagt forsinkelsesgebyr. Reglene for dette er som følger:

Forsinkelsesgebyret løper i maksimalt 26 uker og utgjør da 58 760 kroner (tall for 2018.)
Rettsgebyret, som for tiden er på 1 130 kroner, avgjør hvor stort forsinkelsesgebyret blir (tall for 2018).

Beregningen av forsinkelsesgebyret

  • Ett rettsgebyr per uke, de første 8 ukene.
  • To rettsgebyr per uke, de neste 10 ukene.
  • Tre rettsgebyr per uke, de siste 8 ukene.

Kilde: https://www.brreg.no/bedrift/innsending-av-årsregnskap/forsinkelsesgebyr/gebyrsatsene/

Vi vil her poengtere at selv om fristen er 31. juli så anbefaler vi at det ferdigstilles i god tid før dette slik at du får utnyttet innsikten du får gjennom prosessen fullt ut.

Hvordan holde ressurser og kostnader nede?

Vi er klar over at mange synes at årsoppgjør krever mye tid og ressurser, og i mange tilfeller er det en kostbar prosess.

For å lette på dette oppfordrer vi alle å være à jour med avstemminger fortløpende gjennom hele året. I tillegg vil det være en god internkontroll som sikrer at perioderapporteringen blir riktig og kan danne grunnlag for justeringer av driften i ditt selskap. På den måten oppnår du en effektiv regnskapsføring og kan benytte regnskapet som et styringsverktøy for ditt selskap. Last ned en enkel årsoppgjørs mal som kan hjelpe deg å få kommet igang med årsoppgjør for 2018.

Ønsker du å vite mer om våre løsninger, ta kontakt med oss gjennom skjemaet under eller på telefon 40 47 30 30.

 

Sumango har Norges mest fornøyde brukere

Sumango er kåret til å ha de mest fornøyde brukerne

I undersøkelsen ble respondentene bedt om å gi en rangering av regnskapssystemene basert på hvor fornøyd medlemmet er med egne systemer. Skalaen går fra 1 til 6, hvor 1 er svært lite fornøyd og 6 er svært fornøyd. Merk at for å komme med på listen må systemet brukes av minst 5 regnskapsbedrifter og 15 personmedlemmer (begge kriterier må være oppfylt). Sumango topper listen over de mest fornøyde brukerne av regnskapssystemer i konkurranse med de store aktørene i markedet.

RegnskapNorge teknologiundersøkelse 2018

Årets teknologiundersøkelse fra Regnskap Norge

Fredag 9. november mottok 5 341 personmedlemmer e-post med invitasjon om å delta i årets teknologiundersøkelse. Den ble besvart av totalt 1 442 respondenter i løpet av perioden frem til tirsdag 20. november. Dette tilsier en responsrate på 27 prosent. Totalt antall besvarelser kan dekomponeres i 975 ordinære brukere, og 467 daglige ledere med rettigheter til å avgi svar på vegne av regnskapsbedriften.

I tillegg til datainnsamlingen i undersøkelsen var det innhentet noen faktaopplysninger om regnskapsbedriften i forkant. Herunder utvalgte regnskapsposter fra årsregnskapet 2017, og informasjon om antall oppdragsgivere i regnskapsbedriften. Disse opplysningene ble lastet opp som bakgrunnsvariabler og automatisk kjedet sammen med besvarelsen til daglig leder i regnskapsbedriften. Vi vurderer datagrunnlaget til å ha god statistisk utsagnskraft, men tar forbehold om at det kan være feilmarginer knyttet til resultatene.

Kilde: Regnskap Norge – teknologiundersøkelse

Sumango Direktebetaling – ny og enklere betalingsløsning

Direktebetaling til bank gjør jobben for regnskapsføreren enklere. Den siste tiden har vi jobbet mye med å forenkle arbeidsoppgavene til regnskapsføreren på betaling. En stor del av tiden til regnskapsfører går med til å avstemme bank, betale i bank, finne avvik og kontrollere. Dette har vi gjort noe med! Med vår nye bankløsning slipper du å logge deg inn i bank for å godkjenne betalinger. Du jobber med betalingen(-e), filtrerer og sorterer i Sumango før du sender betalingen(-e) til bank.Vi støtter alle banker og du kan selvfølgelig betale i alle valutaer. Betaler du i valuta, er det også automatikk med hensyn til beregningen av agio/disagio.

Les mer…..

Sumango Lønn – enklere for regnskapsføreren

En viktig og stor del av regnskapsførerens arbeidsoppgaver omhandler lønn. I dag er det slik at mange bedrifter/klienter setter ut lønnskjøring for sine ansatte til sin regnskapsfører. Det er mange grunner til at man velger å outsource arbeid med, i og rundt lønn. Lønn er vesentlig, ikke bare er det en stor kostnad for bedriften – det er også viktig for den enkelte ansatte at lønn kommer på riktig tid, med riktig beløp, riktig skatt, riktig tillegg osv. osv. Å ha kontroll på lønnskostnaden er vesentlig for en bedriftseier, bruk derfor regnskapsføreren til dette arbeidet.

Les mer….

REGNSKAPSREVOLUSJONEN

Raskere og mer effektiv regnskapsføring

Det foregår for tiden en revolusjon i regnskapsbransjen som medfører store strukturelle endringer. Den nye hverdagen for dagens bedriftsledere krever økt fokus på kjernevirksomheten, og at en stadig mindre del av ressursallokeringen tilfaller administrative oppgaver. Denne utviklingen innebærer høyere forventninger til regnskapsfører og det som en gang var en futuristisk utopi med automatiserte prosesser og skybaserte forretningsløsninger er nå hverdagen. Vi kan derfor tilby alle våre kunder et fremtidsrettet regnskapssystem som sikrer trygg og pålitelig leveranse av regnskaps- og lønnstjenester. Vi er opptatt av å tilby fleksibilitet og faglig kvalitet med fokus på proaktivitet, kundedialog og rådgivning. Nedenfor presenterer vi et knippe av fordelene ved å velge Sumango.

Betalingsløsninger

Manglende utbetalinger til leverandører medfører både kostnader og uenigheter, men med Sumango trenger du ikke bekymre deg for at fakturaene dine ikke blir betalt til forfall. Fra SUMANGO kan regnskapsfører enkelt ta ut en remitteringsfil som importerers i nettbanken eller betales direkte fra konto. Det eneste du som kunde av regnskapsbyrå trenger å gjøre, er å godkjenne betalingen(-e). Du slipper å holde oversikt over hvilke fakturaer som skal betales når, og du unngår å betale forsinkelsesrenter og salærer på grunn for sene betalinger.

Enkel fakturahåndtering

Med Sumango har du alltid tilgang til bedriftens regnskap – når som helst og hvor som helst. Med SUMANGO er fakturahåndteringen gjort enkel og effektiv. Dine leverandører kan enkelt sende fakturaen direkte til systemet for godkjenning før de bokføres av regnskapsfører. Tolking av inngående fakturaer gjøres av systemet, kontering til riktig konto gjøres av systemet – kostnadsføringen kan gjøres meget effektivt og korrekt!

Effektiv utfakturering

Utgående fakturaer kan sendes direkte fra systemet via e-post (som PDF) eller EHF (Elektronisk Handelsformat). De utgående fakturaene bokføres automatisk i regnskapet slik at det ikke påløper noe dobbeltarbeid i faktureringsprosessen. Innbetalingene fra kunder registreres enkelt i regnskapet ved å importere betalingen(-e) fra banken. Således er det enkelt å holde oversikt over utestående fordringer og risikoen for menneskelige feil minimeres.

Enkel integrasjon av støttesystemer

SUMANGO kan enkelt integreres med støttesystemer du måtte trenge i din virksomhet. Avhengig av hva virksomheten driver med er du mulig å integrere blant annet nettbutikk og kasseløsning slik at alle ledd i virksomheten kommuniserer og du slipper unødvendig og tidkrevende dobbeltarbeid.

Bedre arbeidsdeling mellom kunde og regnskapsbyrå

Med regnskapet i skyen og i samarbeid med en fremtidsrettet regnskapsfører kan din bedrift oppnå en bedre og mer effektiv arbeidsdeling. Bedriften kan eksempelvis føre dagsoppgjør og utfakturere direkte fra systemet selv og regnskapsfører kan ved noen raske tastetrykk bokføre arbeidet. Effektivt samarbeid sørger for dypere innsikt og danner mulighet for langsiktige partnerskap.

Anleggskartotek i system

Med vår skybaserte forretningsløsning, SUMANGO, har du anleggskartoteket integrert i regnskapssystemet. Her har du full oversikt over tilganger, avganger og avskrivninger uten å være avhengig av å ajourholde og avstemme et eksternt anleggskartotek. Alle avskrivninger bokføres enkelt ved hjelp av noen få klikk.

Automatiske periodiseringer

Manuell periodisering av kostnader og inntekter er ofte tidkrevende og omstendelig arbeid, og det kan være utfordrende å holde oversikten. I SUMANGO kan man enkelt foreta automatiske periodiseringer og ta ut brukervennlige rapporter som sørger for at selskapet har full kontroll på forskuddsbetalte kostnader og forskuddsfakturerte inntekter. Dette forenkler avstemmingsarbeidet betraktelig og sikrer at regnskapet til enhver tid gir et korrekt økonomisk bilde av virksomheten.

Avanserte funksjonalitet for innkjøp og varelager

SUMANGO er også tilrettelagt for virksomheter som krever avansert funksjonalitet for innkjøps- og lagerstyring. Her er det mulig å få til en effektiv arbeidsdeling med regnskapsfører i forbindelse med ordre og mottak. Du har full kontroll på lagerstatus og lokasjoner.

Regnskaps i skyen

Med et nettbasert regnskapssystem i skyen får du full oversikt over den økonomiske utviklingen, enten du er på hytta, hjemme eller på kontoret. Alle data er alltid oppdatert og du vil ha tilgang til viktige regnskapsrapporter som for eksempel resultat- og balanseoppstilling, åpne poster og finanskontoutdrag. Rapportene kan enkelt eksporteres til Excel for videre behandling og analyser. Administrasjon og styre får dermed muligheten til å sørge for at virksomheten, regnskapet og formuesforvaltningen er under betryggende økonomisk oppsyn og kontroll. Les mer om valg av forretningssystemer i skyen her.

Lavere IT-kostnader

Det er slutt på tiden med manuelle backup rutiner og omfattende IT-kostnader. Med SUMANGO trenger du kun tilgang til internett for å få tilgang til regnskapet. Backup foretas automatisk og dine data lagres trygt i skyen. Dette medfører lite behov for fysisk oppbevaring av regnskapsmateriale og lavere IT-kostnader da du som kunde kan gjøre mye på egenhånd.

Regnskapsrevolusjonen trenger de klokeste hodene

Regnskapsrevolusjonen frigjør ikke bare ressurser for din bedrift, men også for oss. Mange regnskapsbedrifter består av store team av autoriserte regnskapsførere, registrerte revisorer, siviløkonomer og erfarne økonomikonsulenter. Disse har lang erfaring på tvers av bransjer og medarbeidere som innehar spisskompetanse innenfor regnskap, lønn og rådgivning. Med smarte løsninger og godt samarbeid sikres lønnsomhet i din bedrift. De som tør å være en fremtidsrettet regnskapsfører som ser bak tallene og kan være en sparringspartner på en rekke områder utover de tradisjonelle regnskapsoppgavene, vil vinne i tiden fremover. Vil du være med på å forme den pågående regnskapsrevolusjonen?

Ønsker du å vite mer om våre produkter og tjenester, ta kontakt med oss i skjemaet under – så setter vi mer enn gjerne av tid for en god diskusjon!

Hva er lovkravet GDPR og hva vil det si for din ERP løsning?

Hva er GDPR?

GDPR står for General Data Protection Regulation (GDPR), og er et lovverk vedtatt av EU med formål å styrke alle EU-borgeres personvern. GDPR er gjeldende for Norge fra 20.07.2018, og erstatter EU Data Protection Directive 95/46/EC. GDPR pålegger eiere av persondata (virksomheter) å håndtere disse data på visse måter. Den pålegger systemleverandører å tilrettelegge sine systemer slik at håndtering av data kan skje i henhold til regelverket. Det som kreves av systemet er at det er tilrettelagt slik at det er mulig å oppfylle kravene. Tilslutt er det virksomheten selv som må påse at reglene blir fulgt.

4 steg for GDPR

Identifiser

Hvilke personlige data har du, og hvor lagres de?

Administrer
Kontroller hvordan data registreres og brukes

Beskytt
Etabler sikkerhetsrutiner som forhindrer, oppdager og responderer på sårbarhet

Rapporter
Behandle dataforespørsler og rutinesvikt og sørge for påkrevd dokumentasjon

Hvordan kan NAV hjelpe deg i denne prosessen?

Identifiser

Microsoft lanserte i April en ny oppdatering som en såkalt client build til NAV 2015, 2016, 2017 og 2018. Denne inneholder ny funksjonalitet for å klassifisere feltene i NAV i henhold til krav i GDPR. Løsningen krever en klient oppgradering av ditt Dynamics NAV system.

I denne medfølger foreslått klassifisering av alle standard felter i løsningen. Du vil få mulighet for å endre klassifiseringen og for å tilføye tilpassede felter du som eier av systemet har i din lokale løsning. Det er også verktøy for eksport og import av denne informasjonen til Excel. Selv om det ligger foreslått standard klassifisering kan ikke Microsoft eller vi i Oseberg/Sumango vite hva du og dine brukere faktisk skriver i feltene. Det er derfor systemeiers ansvar å gjennomgå at sensitivitets nivået på feltene stemmer med hva dere faktisk legger inn av data. Denne informasjonen skal brukes både som en guide til hvilke type data dere kan legge i feltene, samt kunne rapportere hvilke sensitive data som er lagret.

Administrer

Virksomheten må ha retningslinjer for hva som skal registreres hvor, og hvem som skal kunne gjøre hva. Her kan NAV hjelpe dere og styre hvem som for eksempel kan endre visse data i systemet. Hva som blir skrevet i hvert felt må retningslinjer fortelle og de ansatte respektere.

Beskytt

For å beskytte personlig data skal man også påse at data er lagret sikkert. Det sikrer NAV ved bruk av kryptering og personlig tilgangskontroll. Du kan også sette opp data logging for å se hvem som har gjort hva med hvilke data. Endringslogg er en standardfunksjon i NAV.

Rapporter

Dersom det kommer en forespørsel på hvilke data som er registrert på en person, skal man kunne sende en rapport på dette i ett vanlig format (slik som CSV eller XML) slik at personen kan kontroller hva som er registrert. Man skal også kunne endre eller slette data dersom personen ønsker dette, men merk at andre lover kan trumfe GDPR slik som Bokføringsloven, kassaloven etc. Eksport, endring og sletting av persondata blir lettere når du har foretatt klassifiseringen og vet hvor du har lagret ulike data. Oseberg kan være behjelpelige med å tilpasse rapportering til ditt behov.

Hva er sensitiv data?

Din bedrift er med andre ord pålagt å følge GDPR direktivet som trer i kraft.

Du må oppdatere rutiner for hva og hvordan man registrerer sensitiv informasjon og bevisstgjøre dine medbrukere.
Du må ta stilling til hvordan du skal Identifisere sensitiv data i systemet. Der har du tre valg per i dag

1. Lag din egen oversikt, for eksempel Excel, over hvilke tabeller\områder i NAV hvor du har sensitiv data og hvilke felter det gjelder og sørg for å vedlikeholde denne ved endringer.

2. Vårt morselskap, Oseberg Solutions AS, utvikler en løsning som lar deg utføre og vedlikeholde klassifiseringen som et skjermbilde og holde oversikten rett i din NAV versjon foreløpig i påvente av neste gang du skal oppgradere. Dette vil være en funksjon vi installerer i din NAV base og du vil få opplæring i bruk av løsningen. Du som er på skyløsning med Sumango og Dynamics NAV trenger ikke å tenke på oppgradering.

3. Gjør en oppgradering: enten full NAV oppgradering eller en klientoppgradering og få med det alle tilpasninger Microsoft har gjort i sin siste release. (Klientoppgradering: NAV serverinstallasjon må konverteres opp. Ny versjon av NAV applikasjon må installeres på server. Dretter må man installere ny klient på maskinen til alle brukere).

 

Ta gjerne kontakt med oss om du lurer på noe!