Nyheter

Betaling av fakturaer

Betaling av fakturaer

Betaling av fakturaer med effektive og intuitive løsninger gir store besparelser internt i bedriften. Samtidig vil betaling av fakturaer på forfall kunne spare bedriften for gebyrer og renter. Sørg for å etabler rutine for digital flyt også med betaling av fakturaer.

46% av bedriftens inngående leverandørfakturaer betales automatisk*

Ifølge Visma sin undersøkelse betales 46% av alle leverandørfakturaer automatisk og direkte fra økonomisystemet uten innlogging i nettbanken.

Håndtering og betaling av leverandørfakturaer er en viktig prosess internt i bedriften. Alle har høye krav til sikkerhet og gode rutiner må være grunnleggende for å sikre god flyt. Samtidig vet man at betaling av faktura er gjentakende og rutinepreget. Dette igjen kan skape utfordringer dersom man ikke har god systemstøtte.

Mange manuelle prosesser som må fungere.

Dersom man ikke håndterer fakturaer digitalt, er det mange manuelle prosesser som må fungere. Først registreres bilaget i bedriftens ERP/forretningssystem. Etter godkjenningsprosessen, som også gjerne er veldig manuell, må betalingen(-e) lastes opp i nettbanken som en betalingsfil. Deretter må man gjerne logge på nettbanken for en siste godkjenning før betaling. Deretter får man gjerne returfilen fra banken. Denne sier noe om at banken har mottatt fil og om betalingen(-e) er gjennomført eller ikke.

Digitale prosesser erstatter manuelle steg

Med digitale løsninger, erstattes alle manuelle steg. Innkommende fakturaer er ferdig tolket, postert på riktig konto og gjerne sendt på en godkjenningsflyt. Medarbeiderne godkjenner fakturaen(-e) fra sine mobile enheter før økonomi- eller regnskapsavdelingen / regnskapsbyrået legger fakturaen til betaling direkte i bank.

Ingen manuelle prosesser med godkjenning, laste opp filer til bank, laste ned filer fra bank, avstemme i økonomisystemet. Alt dette håndteres automatisk.  Reskontro og hovedbok vil følgelig alltid være oppdatert.

Tips for å komme igang

  • Kontakt regnskapsføreren og be om å komme igang med elektronisk betaling.
  • Ha riktig verktøy, og gode systemer
  • Ta i bruk KID

Vil du vite mer?

Ønsker du å vite mer om Sumango sine løsninger, tar du kontakt med oss enten gjennom kontaktskjema under. Eller du kan møte oss i sosiale medier som Facebook eller LinkedIN. Ønsker du å prate med oss, ringer du oss på 40 47 30 30.

* Kilde: Visma Digital Index 2018

Elektronisk godkjenning av fakturaer

Godkjenning av fakturaer bør gjøres elektronisk.

Det er store besparelser, ikke bare i tid men også økonomisk ved å ta i bruk elektronisk godkjenning av faktura. En stor undersøkelse gjennomført av Visma i perioden juni til august 2018, viser at det er stort potensiale blant norske bedrifter for å effektivisere prosessen rundt håndtering av inngående faktura.

68% av bedriftens innkommende fakturaer godkjennes elektronisk*

3 av 10 norske bedrifter sender fremdeles bilag til godkjenning via e-post eller papir. Dette bidrar til at man enkelt mister oversikt, og at fakturaer for kan bli liggende til etter forfall. Det er ikke bra for hverken bedriften eller dens samarbeidspartnere. Forfalte, ubetalte fakturaer bidrar til feil i regnskapstallene, påfører bedriftene unødvendig økonomisk tap gjennom renter, gebyrer og dårligere likviditet.

Har bedriften gode og effektive løsninger for elektronisk godkjenning, bidrar dette til mer kontroll og bedre oversikt på fakturaflyt.

Mobile løsninger

Med elektroniske løsninger kan fakturaen(-e) godkjennes, avvises eller videresendes fra mobiltelefon eller nettbrett. De fleste systemleverandører tilbyr dette som standard i sine løsninger idag. Du bør allikevel velge løsninger som er en del av ditt regnskap-/økonomisystem.

Tips for å komme igang

  • Velg en løsning der du kan godkjenne på mobile flater
  • Automatiser hele godkjenningsflyten med definerte regelsett
  • Send også andre dokumenter, ikke bare inngående fakturaer, på flyt.
    Eksempelvis utlegg, timelister etc.

Det lønner seg med nettbaserte regnskapstjenester

Regnskapsbransjen er i kontinuerlig utvikling, og kundene forventer å være oppdatert og involvert i sitt selskaps økonomi til enhver tid. Med nettsky-tjenester tar en tredje partsleverandør ansvar (og dermed risikoen) for at tallene alltid er tilgjengelige, uansett plattform.

Man slipper ofte kostbar og komplisert programvareinnstallering som er dedikert til lokale maskiner og nettverk på arbeidsplassen. Prisen på regnskapstjenestene blir ofte lavere og IT-støtte lettere tilgjengelig, på grunn av diverse kommunikasjonsmuligheter på nett.

Les vår artikkel om hvorfor det lønner seg med nettbaserte regnskapstjenester og -systemer her.

Vil du vite mer?

Ønsker du å vite mer om Sumango sine løsninger, tar du kontakt med oss enten gjennom kontaktskjema under. Eller du kan møte oss i sosiale medier som Facebook eller LinkedIN. Ønsker du å prate med oss, ringer du oss på 40 47 30 30.

* Kilde: Visma Digital Index 2018