Nyheter

Betaling av fakturaer

Betaling av fakturaer

Betaling av fakturaer med effektive og intuitive løsninger gir store besparelser internt i bedriften. Samtidig vil betaling av fakturaer på forfall kunne spare bedriften for gebyrer og renter. Sørg for å etabler rutine for digital flyt også med betaling av fakturaer.

46% av bedriftens inngående leverandørfakturaer betales automatisk*

Ifølge Visma sin undersøkelse betales 46% av alle leverandørfakturaer automatisk og direkte fra økonomisystemet uten innlogging i nettbanken.

Håndtering og betaling av leverandørfakturaer er en viktig prosess internt i bedriften. Alle har høye krav til sikkerhet og gode rutiner må være grunnleggende for å sikre god flyt. Samtidig vet man at betaling av faktura er gjentakende og rutinepreget. Dette igjen kan skape utfordringer dersom man ikke har god systemstøtte.

Mange manuelle prosesser som må fungere.

Dersom man ikke håndterer fakturaer digitalt, er det mange manuelle prosesser som må fungere. Først registreres bilaget i bedriftens ERP/forretningssystem. Etter godkjenningsprosessen, som også gjerne er veldig manuell, må betalingen(-e) lastes opp i nettbanken som en betalingsfil. Deretter må man gjerne logge på nettbanken for en siste godkjenning før betaling. Deretter får man gjerne returfilen fra banken. Denne sier noe om at banken har mottatt fil og om betalingen(-e) er gjennomført eller ikke.

Digitale prosesser erstatter manuelle steg

Med digitale løsninger, erstattes alle manuelle steg. Innkommende fakturaer er ferdig tolket, postert på riktig konto og gjerne sendt på en godkjenningsflyt. Medarbeiderne godkjenner fakturaen(-e) fra sine mobile enheter før økonomi- eller regnskapsavdelingen / regnskapsbyrået legger fakturaen til betaling direkte i bank.

Ingen manuelle prosesser med godkjenning, laste opp filer til bank, laste ned filer fra bank, avstemme i økonomisystemet. Alt dette håndteres automatisk.  Reskontro og hovedbok vil følgelig alltid være oppdatert.

Tips for å komme igang

  • Kontakt regnskapsføreren og be om å komme igang med elektronisk betaling.
  • Ha riktig verktøy, og gode systemer
  • Ta i bruk KID

Vil du vite mer?

Ønsker du å vite mer om Sumango sine løsninger, tar du kontakt med oss enten gjennom kontaktskjema under. Eller du kan møte oss i sosiale medier som Facebook eller LinkedIN. Ønsker du å prate med oss, ringer du oss på 40 47 30 30.

* Kilde: Visma Digital Index 2018

Sending av faktura

Hvorfor er det lurt å sende faktura elektronisk?

Sender du faktura på papir eller som vedlegg i en e-post, ligger det mange ressurskrevende prosesser både hos avsender og mottaker. Ofte manuelle prosesser som både tar tid og som koster penger. En stor undersøkelse gjennomført av Visma i perioden juni til august 2018 viser at det er stort potensiale blant norske bedrifter for å effektivisere sending av faktura.

45% av bedriftens faktura sendes elektronisk*

Dette betyr at drøyt halvparten av faktura ikke sendes digitalt. Her er det stort forbedringspotensiale, både økonomisk, ressurs- og tidsmessig. Samtidig får både avsender og mottaker bedre kontroll i sine systemer da fakturaflyt blir håndtert av systemene.

Sending av faktura elektronisk

Elektronisk faktura er en sikker, rask og enkel måte for distribusjon av faktura. Fakturaen kommer da ferdig «tolket» inn i mottakerens økonomisystem. Dette sikrer rask og effektiv håndtering av fakturaen hos mottaker. Utsteder av fakturaen er også sikret raskere oppgjør. Benytter du sending av faktura med epost eller papir, har du ikke den samme tryggheten. Dette fordi du risikere at den havner i spamfilteret eller drukner i en full innboks. Å digitalisere utgående fakturaer er, sammen med innkommende, blant de enkleste prosessene å digitalisere, og derfor et bra sted å begynne!

Visste du at….

  • Du sparer kr 55,50 per faktura dersom du sender den elektronisk, og ikke på e-post eller papir*
    Sender du 1000 fakturaer årlig, sparer du 55 500 kr. bare ved å bytte til elektronisk forsendelse vs. papir eller e-post.
  • Sender du fakturaen elektronisk, blir 90% betalt på forfall*
    Sender du den på e-post eller papir, betales kun hhv. 66% og 72% på forfall*
  • Du sikrer korrekt mottak av faktura og raskere behandling, som igjen kan bidra til økt likviditet.

Tips for å komme igang

  • Ta i bruk ett forretningssystem som støtter elektroniske sending (og mottak)
  • Jobb med å konvertere de «ikke-digitale kundene» over til nye formater
  • Etabler en god samhandling mellom regnskapsfører og bedrift

Les mer om vår løsning Sumango her….

Vil du vite mer?

Ønsker du å vite mer om Sumango sine løsninger, tar du kontakt med oss enten gjennom kontaktskjema under. Eller du kan møte oss i sosiale medier som Facebook eller LinkedIN.

Ønsker du å prate med oss, ringer du oss på 40 47 30 30.

* Kilde: Visma Digital Index 2018