ocr

OCR Tolk – la systemet lese bilag

I Sumango jobber vi mye med forenkling av arbeidsprosesser. En av mange viktige prosesser, er tolking av skannede bilaget. I Sumango har vi en egen OCR-tolk som leser alle bilag som leses inn. Jo mer informasjon du vet om bilagene som skannes inn, jo mer korrekt vil også betaling og bokføring bli for deg og dine klienter.

Hva gjør en OCR tolk?

Tolken har som jobb å lese inngående dokumenter. Dette for å kunne fylle ut de ulike feltene som er påkrevet i forbindelse med f.eks. fakturamottak. Tolken gjenkjenner ulike felter som leverandørnavn, fakturadato, KID-nr., beløp, kontonummer, forfallsdato osv. Dette gjør at bilag(-ene) blir postert riktig i regnskapet, på riktig tid til riktig sted. OCR tolken kontrollerer at kriterier rundt KID, dato osv. er korrekte.

Siden OCR er basert på optisk gjenkjenning, er det sannsynlig at tjenesten kan tolke tegn i PDF-filer eller bildefiler feilaktig når den først behandler dokumenter. Det kan hende at den ikke tolker firmalogoen som leverandørnavn. Det kan også hende at den feiltolker det totale beløpet på en utgiftskvittering på grunn av oppsettet. Du kan rette data fra tjenesten for å unngå slike feil senere, og deretter sende tilbakemeldingen til tjenesten.

I Inngående dokumenter-vinduet kan du bruke forskjellige funksjoner til å se gjennom utgiftskvitteringer, behandle OCR-oppgaver og konvertere inngående dokumentfiler, manuelt eller automatisk, til de aktuelle dokumentene eller kladdelinjene i Sumango. De eksterne filene kan knyttes til relatert dokument på et hvilket som helst tidspunkt i prosessen, inkludert bokførte dokumenter og resulterende leverandør, kunde- og finansposter.

OCR

Forkortelsen står for «optical character recognition» og er standard funksjonalitet i Sumango. OCR «leser» fakturaen som skannes og finner blant annet fakturanummer, fakturadato og forfallsdato. Disse dataene fylles automatisk inn i systemet så regnskapsføreren slipper å bruke tid på det.

Hvorfor leser OCR feil?
Ingen fakturaer ser like ut. Fakturainformasjon er plassert på ulike steder, det brukes ulike formater (f.eks. ulike datoformat), det brukes ulike ord for samme informasjon (f.eks. «forfallsdato» og «betal seinest»), og en faktura kan være skannet i dårlig kvalitet. Disse faktorene gjør det utfordrende for leseren å finne riktig informasjon.

 

Ønsker du mer informasjon om våre produkter og tjenester, ta kontakt med oss.