EHF – elektronisk fakturering i Sumango

EHF – Elektronisk handelsformat.

Elektronisk faktura, kreditnota og purring er en forsendelse av datafil i standard format til mottaker. For det offentlige er det Elektronisk handelsformat (EHF) som er standarden.
Innholdet i formatet dekker regnskapslovens krav. Faktura, kreditnota og purring skal ikke være en pdf-fil. Selskaper må sende salgsfakturaer og kreditnotaer til de norske myndigheter elektronisk i Elektronisk Handelsformat (EHF), basert på Universal Business Language (UBL). Hvis et selskap ikke sender disse dokumentene elektronisk, kan myndighetene nekte betaling.

Hvorfor ?

Det offentlige har i dag ca.11 millioner fakturaer pr. år som vil kunne bli sendt elektronisk. Elektronisk sending og mottak av faktura, kreditnota og purring vil spare miljøet for papir og forsendelse av dokumenter. CO2-utslippene vil bli mindre, og mengden papiravfall redusert. Dette gir miljøgevinster som vi alle nyter godt av.

Spar tid og ressurser.

I tillegg vil din virksomhet spare tid og ressurser på ikke-manuell håndtering av dokumenter. Dette vil igjen vil kunne brukes på kontroll, oppfølging og kunderettet arbeid. For deg som mottar EHF dokumenter, reduserer du tiden på manuelle arbeidsprosesser og eventuelle feilmarginer. For deg som skal sende EHF dokumenter sparer man også kostnader, i form av f.eks. porto/frankering, papir/print, putte i konvolutt, osv. osv. Her er det mye gevinst å hente ut for både avsender og mottaker, og ikke minst er kvaliteten og sikkerhet ivaretatt. Både avsender og mottaker skal være sikre på at faktura kommer til rett plass til rett tid!

Vi i Sumango jobber hele tiden for å effektivisere arbeidsprosesser og fjerne så mange manuelle operasjoner som mulig. Alt i alt for at du som regnskapsfører skal få mer tid til rådgivning og aktivt arbeid ute med dine klienter. Vi er helt sikre på at EHF også vil bli toneangivende ikke bare mot det offentlige, men også i det private næringsliv.

Følg link til Hvorfor e-handel ? for å lese mer fra anskaffelser.no.

 

Ønsker du mer informasjon om våre løsninger, registrer deg under og vi kontakter deg for mulig presentasjon.

 

 

 

Revisor får fri tilgang på kunderegnskap i Sumango

Gi revisor tilgang til kunderegnskap i Sumango

KPMG sier dette om revisor/revisjon; «Revisjon spiller en viktig rolle når tillit skal bygges mellom aktører i markedet og er selve fundamentet i en sunn og god forretningsvirksomhet. Revisjonens primære oppgave er å sikre at den finansielle informasjonen som gis til eiere, markedet og interessenter holder god kvalitet – uavhengig av virksomhetens størrelse eller marked.»

For å kunne gi korrekt finansiell informasjon, er det viktig at at revisor har tilgang til regnskapet som skal revideres. I Sumango kan regnskapsfører gi revisor fri tilgang til selskapene som skal revideres. Med fri tilgang er det enkelt for revisor å hente ut den informasjonen som er nødvendig i forbindelse med revisjon.

Rapporter og sporing av transaksjoner

Ved slutten av regnskapsperioden må en sekvens med oppgaver innen kostkontroll og sporing utføres. Dette for å rapportere en korrekt og balansert lagerverdi til finansavdelingen. I tillegg til bokføringsrutinene som overfører de enkeltstående vareverdipostene til dedikerte finanskonti, er flere rapporter, sporingsfunksjoner og et spesielt avstemmingsverktøy tilgjengelig. Slik får den ansvarlige for dette forretningskritiske arbeidet utført sin jobb. Alt dette til fri tilgang for revisor uavhengig om kontrollen gjøres månedlig, kvartalsvis eller årlig.

Endringer i rollen som revisor

Revisjonsfaget har nådd et kritisk punkt. Rask teknologisk utvikling og voldsom økning i datavolum trigger behovet for en bredere, mer nyskapende og verdiøkende tilnærming til revisjonen. Digital kompetanse, med datadrevne prosesser og teknologiske verktøy som sentrale drivere, blir alfa og omega for neste generasjons revisorer.

Mange virksomheter er godt i gang med sin digitale reise og tar i bruk data og analyse i finansiell rapportering. Behovet for økt innsikt og en ny tilnærming til kontroll og risikostyring vokser.

– Revisjonen er i ferd med å bli en kontinuerlig og pågående prosess med analyser og innsikt i sanntid. Med data og analyse åpner deg seg helt nye muligheter for blant annet benchmarking, identifisering av avvik og uregelmessigheter, kartlegging av reell risiko og økonomiske konsekvenser, samt prediktiv dataanalyse, poengterer Julie Berg, partner og leder for data og analyse i KPMG Norge.

– Revisorer som omfavner teknologi og nye metoder for bruk av data og analyse blir en viktig ressurs som kan dele innsikt og bidra til bedre risikostyring og økt lønnsomhet hos kunden. De som ikke klarer tilpasse seg utviklingen og gi denne merverdien til kunden, vil få en svekket posisjon i fremtiden, spår hun.

Hva er en revisor?

Revisor er en betegnelse på en person som utfører revisjon. I dagligtale tenker man på en som går over regnskapet og ser til at bedriften har fulgt gjeldende lover/regler. Revisoren kontrollerer at innholdet i årsregnskapet er pålitelig slik at brukeren av regnskapet riktig beslutningsgrunnlag.

For å kunne revidere regnskap for revisjonspliktige må revisor enten være registrert eller statsautorisert. Forskjellen på disse ligger i utdannelsen. Der den registrerte har 3-årig høgskoleutdannelse (universitetsgrad i revisjon) mens den statsautoriserte i tillegg har Master i regnskap og revisjon (tidligere HRS). I tillegg til utdannelse ved høgskole er det krav om minst 3 års relevant praksis.

 

 

SUMANGO QA – Tid og kvalitetssikring

Sumango QA – vi hjelper deg å få kontroll !

I Sumango har vi lagt til en egen QA modul – tidsregistrering og kvalitetssikring av oppgaver knyttet opp mot de tjenestene som leveres fra din bedrift. I QA modulen kan man måle utført arbeid opp mot faktureringsgraden på medarbeiderne, målt opp mot kundeavtaler og ikke minst for bedriften i sin helhet. Modulen gir god oversikt over kunder man tjener penger på og hvilke man ikke tjener på. QA tid registreringOppgave- og fristlister vil hjelpe den enkelte ansatt til å følge opp hva som skal og må gjøres til riktig tid. Dette er – og vil bli, en viktigere og viktigere oppgave fremover for det enkelte byrå og den enkelte ansatte.

Regnskap Norge sine avtaler er også implementert. Ved hver nye endring/oppdatering i avtaleverket vil disse bli oppdatert i systemet. Modulen er selvfølgelig tilgjengelig på alle plattformer (iOS, Android, Windows Phone). Selvfølgelig også i alle formater som PC/Mac, PAD og smarttelefon. Målsetting med modulen er å gi god støtte til den enkelte medarbeider, samt å sikre kvalitet i leveransene, målt opp mot gjeldende avtaler.

Alle som driver regnskapsvirksomhet i Norge kan bli kontrollert, kontrollen gjelder alle uavhengig av yrkesaktivitet. Kontrollen gjennomføres i henhold til retningslinjer gitt av Finanstilsynet.

Hva blir kontrollert?

I henhold til reglementet for kvalitetskontrollutvalget skal kontrollene bestå av en gjennomgang av byråets interne kvalitetssikringssystem og kvaliteten i utførelsen av et antall utvalgte oppdrag. Målet er å forsikre seg om at regnskapsførerloven, regnskapsførerforskriften, bransjens egne bransjestandarder og eventuelle tilleggskrav fra kvalitetskontrollutvalget oppfylles og ivaretas.

Hensikten med kontrollordningen

Kontrollere at arbeidet utføres på en ordentlig måte, og at retningslinjene som er gitt i bransjestandardene blir etterkommet.

Kontrollere at arbeidet er i tråd med oppdragsavtalen og at innhold følges opp.

Kontrollere at lovpålagte avtaler er på plass, at avtalen er àjour og i samsvar med avtalen.

Kontrollere at arbeidet er i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Kontrollen baserer seg på stikkprøver innenfor utvalgte oppdrag. Det være seg dokumentasjon rundt kontantomsetning og vareuttak innenfor enkeltbransjer. Eller større avtaler målt opp mot prosjekt/prosjektregnskap etc. innenfor byggebransjen.

Sumango QA – vår egen modul for oppfølging av avtaler, oppdrag og timer.

Kontantstrøm, eller cashflow – enkelt beskrevet

Å forstå kontantstrømmer inn og ut er nøkkelen til en fremgangsrik virksomhet. Du kan bruke kontantstrøm til å enkelt opprette en prognose på kort sikt som forutsier hvordan og når du forventer at penger skal mottas og betales av bedriften din. Det er viktig for deg å vite at bedriften har nok kontanter til å betale kreditorer og utgifter når de forfaller.

Definisjon av kontantstrøm

Begrepet kontantstrøm brukes til å angi innbetalinger minus utbetalinger i en valgt periode. Det er et anslag over hvor mye penger som du forventer vil flyte inn og ut av bedriften, og det inkluderer prognoseberegnede inntekter og utgifter.

Oversikt over kontantstrøm

Illustrasjonen viser en oversikt over hvordan du kan arbeide med kontantstrøm.

 Du definerer en kontantstrømprognose.
  • Du får kontantstrømprognosekilder fra følgende områder:
    • Finans – Informasjon om likvide midler og budsjetterte inntekter og utgifter i selskapet.
    • Kjøp – informasjon om de gjeldende åpne leverandørkontoer og eventuell prognoseberegnet gjeld fra åpne bestillinger.
    • Salg – informasjon om de gjeldende åpne kundekontoer og eventuell prognoseberegnet mottak fra åpne ordrer.
    • Service – informasjon om åpne serviceordrer.
    • Aktiva – Informasjon om planlagte salg og budsjetterte innkjøp av aktiva.
    • Manuell inntekter og utgifter – administrere manuell inntekter og utgifter og inkludere dem i kontantstrømprognosen.
  • Du bruker en kjørsel til å overføre informasjon fra områdene finans, salg, kjøp, service og aktiva til forslaget. Deretter registrerer du forslagslinjene for å opprette en kontantstrømprognose.
  • Du bruker forskjellige vinduer, rapporter og diagrammer til å analysere og skrive ut en kontantstrømprognose som er relatert til tilgjengelighets- og tidslinjeoversikter.

Lage en kontantstrømprognose

Basert på de registrerte forslagslinjene kan du regelmessig lage en kontantstrømprognose. Følgende oppsett brukes ofte for en kontantstrømprognose. Oppsettet har tre deler:

  • Innbetalinger
  • Kontantutbetalinger
  • Netto kontantstrøm eller kassebeholdning

Innbetalinger gir detaljer om inntekter som bedriften mottar.

kontantmottak totalt = fordringer + åpne ordrer + åpne serviceordrer + salg av aktiva + manuelle inntekter + budsjetterte inntekter

Har du Sumango installert hos deg, og en aktiv bruker hos vår samarbeidspartner Sticos, er det enkelt å finne oppdatert informasjon rundt dette temaet. Sticos Oppslag gir deg masse nyttig informasjon og kan hjelpe deg og ditt byrå til en enklere hverdag !

Mobil app fra Sumango, alle plattformer

Mobil App – regnskapsbyråer kan tilby en fullverdig forretningsløsning til sine kunder fra Sumango, alt lagret i skyen.

I regnskapsbransjen skjer det en revolusjon: nyskapende programvare lar regnskapsbyrået og kundene komme tettere på hverandre, ved å utvide IT-porteføljen til regnskapsføreren. At bransjen får tilgang på en mobil app gjør tilgangen til ditt arbeid enklere.

Et slik system, nye Sumango fra Oseberg Innovation, gjør det mulig for regnskapsbyrået å bringe en fullverdig skybaserte forretningsløsning (ERP) til sine kunder, på en enkel måte.

– Det bringer et ekte forretningssystem inn i regnskapsbransjens portefølje og til regnskapsføreres tilbud av tjenester. Det man ser konturene av med systemer som Sumango er stort, mener daglig leder Ragnar Hellevammen i Oseberg Innovation AS.

Sumango lanserer sammen med NAV 2016 en rolletilpasset mobil app. Her kan man bla. godkjenne og laste opp inngående faktura. Det kommer også timeføring for timeførende personer, som eksempelvis der hvor regnskapsfører skal føre timer mot eksisterende kundeavtaler eller registrering av timer i forbindelse med prosjekt(-er). Alternativt kan data forøvrig eksporteres til ulike lønnsystem dersom det er ønskelige å opprettholde sine gamle løsninger.

Gjennom mobile løsninger, vil regnskapsføreren og klientene enklere samarbeide om bedriftens økonomiske situasjon. Mange av oppgavene vil nå kunne utføres via mobile flater, som nettbrett og smarttelefoner. Alt lagret i skyen, slik vi er vant med fra sosiale medier. Sumango Mobil app er tilgjengelig på alle plattformer, slik som Windows Phone, iOS og Android. Valgfrihet, funksjonalitet og tilgjengelighet er viktig. Både fra bedriftens side, og ikke minst hos de ansatte.

Sumango Mobil gjør din hverdag enklere – arbeid når du vil, hvor du vil og hvordan du vil med gode, enkle og sikre verktøy.

Ønsker du mer informasjon, ta kontakt med oss på telefon 40 47 30 30 eller epost salg@sumango.no. Alternativt kan du også få mer informasjon her.

 

 

Sumango Rapportinnboks for dokumenter

Sumango Rapportinnboks – felles opplasting av rapporter.

I Sumango er vi opptatt av å gjøre hverdagen enklere for regnskapsføreren, og samtidig ivareta alle krav til dokumentasjon som er bestemt av myndighetene. I den forbindelse har vi laget en «Rapportinnboks», hvor regnskapsføreren kan legge ut ulike typer av dokumentasjon til sine klienter. Det være seg dokumenter i Word, Excel, PowerPoint, mail eller PDF. Klienten vil på sin side se når rapporten/dokumentet er lagt ut. Klienten ser regnskapsførerens kommentarer, mens regnskapsføreren vil ha oversikt på når dokumentet ble lest av sin(-e) klienter.

For regnskapsføreren er det også laget en funksjon for å se alle sine klienter på tvers, og dermed kunne avdekke hvem av klientene som ikke har lest informasjonen ser er lagt ut. Enklere å få oversikt over hvilke selskap som man må jobbe mer med, og tilby tettere oppfølging.

Les mer om innboksen her.

 

 

Varelager og verdier – ha kontroll i din bedrift!

Varelager – har din bedrift kontroll på lageret?

I Sumango og MS Dynamics NAV finnes det gode løsninger for å ha kontroll på eget varelager. En bedrifts varelager kan være en «tikkende bombe»…. – har bedriften kontroll på lagerverdien(-e) ? Mange ulike grunner til at man ikke har kontroll, det er dog bare en utfordring man må løse.

I en virksomhet som selger varer, er riktig vare på riktig sted til riktig tid og riktig pris viktig. Dette er uansett om virksomheten er i startsfasen eller har drevet i mange år og er solid med godt innarbeide rutiner. Med Sumango kan du skalere løsning og brukere etter behov!

Kjøp-, og salgsprosess

I enhver virksomhet vil man med god lagerstyring, ha oversikt over varer og verdier uansett hvor i prosessen produktet er. Med gode prosesser og rutiner for lager, innkjøp, salg og beholdning får bedriften ingen overraskelser.

Lite eller ingen kontroll på lagerstyringen vil som regel vise seg direkte på bunnlinjen til en virksomhet. For mye varer er ikke bra, det binder ofte mye kapital og kan ta lang tid å bli kvitt. For lite varer kan bidra til at bedriften ikke får solgt det man ønsker å selge, og dermed taper omsetning.

I Sumango finnes roller som kan settes opp for å hjelpe til med å få oversikt, enten det er lager/logistikk, innkjøp, salg, økonomi eller ledelse.

Varelager, -telling og -justering

Lagerrutiner

Varelager

Uansett må det gjennomføres varetelling i en bedrift. Ved enkle grep, kan det som mange opplever som årets store «mareritt», omgjøres til å være noe positivt! Etabler gode rutiner, ha god systemstøtte, gjør telling ofte og ikke bare en gang i året – da får du bedre oversikt og tellingen går som en lek. Tell gjerne lageret løpende, dette gir den beste oversikten.

Er det behov for å justere beholdning, så gjøres dette ved enkle grep i Sumango – enten på pc, mobil eller på din PAD. Ta med deg verktøyet du jobber på ut til hyllene/lokasjonen, og gjør korrigeringen.

Din regnskapsfører har kompetanse på Sumango og MS Dynamics NAV. Bruk din regnskapsfører for den kompetansen vedkommende sitter på, hun eller han kan hjelpe med å få oversikt/kontroll dersom det mangler….

Krav til dokumentasjon av varelager

Varetellingen må dokumenteres med Varetellingsliste, jf. Bokføringsforskriften § 6-1, enten manuelt eller elektronisk. Disse skal inneholde en spesifisert oppstilling over…:

  • varens art
  • kvantum (med angivelse av måleenhet) og
  • verdi for hver enkelt vare, samt en
  • summeringskolonne for de spesifiserte varene.

Samhandler du med din regnskapsfører også rundt system, vil dette gi din bedrift mange fordeler. Din regnskapsfører sitter med inngående kunnskap og kompetanse på din bedrift, som kan hjelpe til for å ta de riktige beslutningene.

Ønsker du mer informasjon om våre løsning, ta kontakt med oss og vi setter opp en uforpliktende samtale.

 

Rollesenteret i Sumango

Rollesenteret er hovedportalen til Microsoft Dynamics NAV og Sumango. Du kan bruke det til å få en oversikt over statusen for dagens oppgaver. Rollesenteret er gjerne bygget opp med ulike «tiles/fliser», som gjenspeiler prosessen som skal utføres. Microsoft Dynamics NAV og Sumango kommer med forhåndskonfigurerte rollesentre som passer mange av de grunnleggende rollene i bedriften. Disse rollesentrene danner for mange ansatte et utgangspunkt for å komme i gang. Du får en oversikt over oppgavene dine, for eksempel ordrene som venter på å bli bokført, og enkel tilgang til oppgavesider, varsler og e-post. Den systemansvarlige tilordner deg en rolle og kan tilpasse rollesenteret slik at det viser informasjonen du trenger i arbeidet. Deretter kan du justere brukergrensesnittet etter arbeidsvanene dine.

Aktiviteter

Aktiviteten inneholder fliser som åpner en tilsvarende liste eller kladd, og fliser som starter en handling, for eksempel oppretting av en ny salgsordre eller betalingsregistrering.

Diagrammer

Rollesenteret kan inneholde ett eller flere diagrammer som viser informasjon som er relevant for arbeidet ditt. Hold markøren over en del av diagrammet for å vise de tilknyttede dataene som tekst. På oversiktssider kan du legge til og bruke diagrammer omtrent på samme måte som i et rollesenter.

Mine varsler

Under Mine varsler kan du se meldinger som kollegene dine har sendt til deg. Du kan velge en melding for å åpne dokumentet som meldingen er relatert til. På oversiktssider og oppgavesider kan du legge til og bruke meldinger omtrent på samme måte som i et rollesenter.

Oversikter

Rollesenteret kan inneholde én eller flere oversikter over kunder, leverandører eller varer. Du kan avgjøre hvilke kunder, leverandører eller varer som skal tas med i oversikten. Ved å velge en linje og velge åpne, kan du åpne kortet for kunden, leverandøren eller varen.

Elektronisk informasjon

Du kan velge å vise direkte produkt- og forretningsinformasjon som en kontinuerlig lysbildefremvisning i rollesenteret, med koblinger som du kan klikke for å åpne et webområde og lese hele innholdet.

Tilpasse rollesenteret

Du kan tilpasse rollesenteret slik at det passer til dine arbeidsvaner og behov. De ulike brukerne kan ha ulikt oppsett i rollesenteret.

2016 oppsummert, og en titt i krystallkula for 2017

2016 – en kort oppsummering

2016 ble ett fantastisk år. Etter å ha jobbet med produkt, budskap og løsning siden 2013 skulle vi endelig gå til markedet med Sumango. Endelig var tiden kommet for å lansere Sumango. Vi inviterte til samling hos Microsoft Norge AS i april, hvor vår daværende leder av Regnskap Norge – Sandra Riise var en av foredragsholderne, Microsoft Norge snakket om digitalisering og Sumango ble presentert for publikum. Deltakelsen på vår samling var bra, og vi hadde med en gang fått dialog med interessante og potensielle kunder for vår løsning. Vi merket at ukene mot sommeren gikk fort, og det var mange av de potensielle kundene som virkelig fokuserte på sine pålagte arbeidsoppgaver, tidsfrister, og ikke minst endelig årsavslutning.

Vi fikk gjennomført en rekke presentasjoner og møter, deltakelse på Regnskap Norge sitt årsmøte og webinarer ble gjennomført! Mottakelsen var god, publikum likte hva de fikk presentert og vi kom godt igang umiddelbart i august. Viktig for å kunne klare å komme i mål med vår målsetting.

På slutten av 2015 besluttet vi å ansette en selger. Uten selger er det vanskelig å holde trykke oppe med tanke på markedsaktiviteter, kundemøter, salgsmuligheter, relasjonsbygging og ikke minst merkevarebygging. Selgeren ble ansatt og startet opp medio mai. En viktig beslutning som viste seg å være korrekt. Vi har nå virkelig fått opp farten, og 2016 endte med nær en dobling av vår målsetting med tanke på antall regnskapsbedrifter vi skulle ha på kontrakt.

Microsoft Dynamics NAV som motor i bunn

Vi har jobbet steinhardt gjennom høsten med å få opp nye brukere, byråer og sluttkunder, i vår løsning. Uansett hvor positiv man er i utgangspunktet, så viser det seg at det tar lenger tid enn både vi og byrået ønsker…. Det er mange som skal ta beslutninger og mange som skal mene noe i slike prosesser! Vi ser at brukerne våre er fornøyde når de først kommer på plass. De ønsker mer og ser at vår løsning er så mye mer enn «bare en regnskapsløsning»!! Med forretningsløsningen Microsoft Dynamics NAV 2016 liggende i bunn, 100% skybasert med all funksjonalitet, så åpner det seg muligheter for små, mellomstore og store sluttkunder å koble seg opp med Sumango.

En titt i krystallkula for 2017

Hva skjer så i 2017?? Det skjer en konsolidering i bransjen, byråer samler seg, konkurrenter selger og kjøper – med andre ord; NYE MULIGHETER ! Endelig er det fart i digitaliseringen i bransjen. Flere og flere ser viktigheten av å kunne jobbe sømnløst, digitalt, «alltid tilgjengelig» og med oppdaterte data uansett på hvilken flate, plattform eller enhet du har med deg. Nye formater og regelverk trer i kraft, nye handelsmønstre og betalingsmåter kommer virkelig til sin rett, flere unge fra «milleniumsgenerasjonen» skal ut i arbeid, og de etablerte må ta viktige valg ifht. system og løsning.

I Sumango vil vi jobbe videre med å migrere kunder til vår løsning. Vi vil jobbe med nye spennende integrasjoner, få på plass enda bedre og tettere samarbeid med viktige partnere. Stikkord er bank, mobilitet, bransjeløsninger, effektivitet og forenkling. Vår hovedpartner, Microsoft, lanserer nye versjoner, kommer med forbedringer og innspill til vår løsning. Ikke minst vil vi få innspill fra våre nye kunder på hvordan vi kan forbedre vår løsning enda mer. Disse innspillene er viktige for oss. Tilpasningene vi gjør basert på innspill fra en eller flere kunder, vil alltid bli distribuert som en del av vår standard løsning.

Strategien er fortsatt å vokse, dog kontrollert og fornuftig slik at vi klarer å ivareta både eksisterende og nye kunder. Kundene våre skal være de beste ambassadører, uten dere lykkes vi ikke!

Takk for ett morsomt, lærerikt og spennende 2016. Vi tror 2017 blir ennå mer aktivt, ennå mer attraktivt og innholdsrikt – vi gleder oss!!

Velkommen til Sumango!

Moderne verktøy til regnskapsbransjen