Varelager og verdier – ha kontroll i din bedrift!

Varelager – har din bedrift kontroll på lageret?

I Sumango og MS Dynamics NAV finnes det gode løsninger for å ha kontroll på eget varelager. En bedrifts varelager kan være en «tikkende bombe»…. – har bedriften kontroll på lagerverdien(-e) ? Mange ulike grunner til at man ikke har kontroll, det er dog bare en utfordring man må løse.

I en virksomhet som selger varer, er riktig vare på riktig sted til riktig tid og riktig pris viktig. Dette er uansett om virksomheten er i startsfasen eller har drevet i mange år og er solid med godt innarbeide rutiner. Med Sumango kan du skalere løsning og brukere etter behov!

Kjøp-, og salgsprosess

I enhver virksomhet vil man med god lagerstyring, ha oversikt over varer og verdier uansett hvor i prosessen produktet er. Med gode prosesser og rutiner for lager, innkjøp, salg og beholdning får bedriften ingen overraskelser.

Lite eller ingen kontroll på lagerstyringen vil som regel vise seg direkte på bunnlinjen til en virksomhet. For mye varer er ikke bra, det binder ofte mye kapital og kan ta lang tid å bli kvitt. For lite varer kan bidra til at bedriften ikke får solgt det man ønsker å selge, og dermed taper omsetning.

I Sumango finnes roller som kan settes opp for å hjelpe til med å få oversikt, enten det er lager/logistikk, innkjøp, salg, økonomi eller ledelse.

Varelager, -telling og -justering

Lagerrutiner

Varelager

Uansett må det gjennomføres varetelling i en bedrift. Ved enkle grep, kan det som mange opplever som årets store «mareritt», omgjøres til å være noe positivt! Etabler gode rutiner, ha god systemstøtte, gjør telling ofte og ikke bare en gang i året – da får du bedre oversikt og tellingen går som en lek. Tell gjerne lageret løpende, dette gir den beste oversikten.

Er det behov for å justere beholdning, så gjøres dette ved enkle grep i Sumango – enten på pc, mobil eller på din PAD. Ta med deg verktøyet du jobber på ut til hyllene/lokasjonen, og gjør korrigeringen.

Din regnskapsfører har kompetanse på Sumango og MS Dynamics NAV. Bruk din regnskapsfører for den kompetansen vedkommende sitter på, hun eller han kan hjelpe med å få oversikt/kontroll dersom det mangler….

Krav til dokumentasjon av varelager

Varetellingen må dokumenteres med Varetellingsliste, jf. Bokføringsforskriften § 6-1, enten manuelt eller elektronisk. Disse skal inneholde en spesifisert oppstilling over…:

  • varens art
  • kvantum (med angivelse av måleenhet) og
  • verdi for hver enkelt vare, samt en
  • summeringskolonne for de spesifiserte varene.

Samhandler du med din regnskapsfører også rundt system, vil dette gi din bedrift mange fordeler. Din regnskapsfører sitter med inngående kunnskap og kompetanse på din bedrift, som kan hjelpe til for å ta de riktige beslutningene.

 

Skyen – en plass for din bedrifts økonomisystem?

Er skyen ett godt alternativ for din bedrifts økonomisystem?

Da serverne hos Amazon nylig gikk ned i noen timer, skapte det problemer for en mengde internett-tilknyttede tjenester. «Dette er ikke et argument mot skybaserte tjenester», sier Marius Berg – partner KPMG Accounting. Tvert imot mener KPMG-partneren, som er ansvarlig for selskapets regnskapstjenester, at det beviser at den som fremdeles har regnskapssystemet sitt på en server i kjelleren må få bedriftens økonomi opp i skyen.

Berg mener det er det seks forhold bedriftsledere bør vurdere for å forstå om det kanskje er på tide å gjøre noe med økonomisystemene.

  1. Er økonomisystemet knyttet sterkt opp mot én eller to personer? Kan andre enkelt holde systemet i gang dersom disse plutselig blir syke eller forsvinner?
  2. Har økonomisystemet noen gang vært til hinder for noe virksomheten har ønsket å gjøre? Er systemet forberedt til å passe inn i bedriftens utviklingsstrategi?
  3. Gir dagens system deg tilstrekkelig tilgang på virksomheters styringsdata og regnskap med oppdaterte tall tilgjengelige når du trenger det uten at noen må trekke ut data og lage større oppstillinger?
  4. Inneholder økonomisystemet spesialtilpasninger til din bedrift? Hvilken verdi tilfører disse spesialtilpasningene egentlig, og kunne de vært erstattet med standardiserte rutiner?
  5. Kan dere benytte en ren skyløsning som ERP system? Eller er dere avhengig av å måtte blande ny og gammel teknologi?
  6. Har dere beregnet kostnaden ved dagens ERP-system, dagens økonomifunksjon og kalkulert besparelsen ved å benytte en skyløsning som automatiserer økonomiprosessene?

Hvis en bedrift blir svar skyldig på ett eller flere av disse spørsmålene, mener Berg det er et signal om at økonomisystemet kan representere en teknologisk gjeldspost for selskapet. Dette igjen kan være til hinder for bedriftens utvikling, eller til og med utgjøre en risiko for virksomhetens kontinuitet.

Fremtidig omstilling, bedre innsikt og lavere kostnader

«Da er det sannsynligvis på tide på bytte til en løsning som heller kan tjene som en katalysator for fremtidig omstilling, og det betyr å velge ett skybasert system. De som bruker hendelser av den typen Amazon nylig opplevde som ett argument mot slike systemer, lurer seg selv. Skysystemer gir også bedrifter enklere og bedre innsikt i egne tall», sier Marius Berg. Et anerkjent analysebyrå har også konkludert med at den samlede kostnaden for moderne, skybaserte økonomisystemer gjerne ligger rundt 77% lavere enn de tradisjonelle.

KPMG Accounting er ansvarlig for regnskapene til en rekke norske selskaper. KPMG leverer tjenester på skybaserte systemer som forholder seg til standarder og forventninger skapt at tilbydere som Amazon.

Innhold er hentet fra Finansavisen bilag for Regnskap, Revisjon og Rådgivning som ble utgitt 24. mars 2017

Sumango – Enkel bokføring av betalinger

Sumango – Enkel bokføring av betalinger.

I Sumango er vi opptatt av å gjøre hverdagen enkel for regnskapsføreren, og samtidig ivareta alle krav til dokumentasjon som bestemt av myndighetene. En av flere oppgaver som tradisjonelt sett tar mye tid hos regnskapsføreren, er gjennomgang og registrering av betalinger. Alle betalinger må registreres og bokføres på riktig dato og med riktig beløp.

Dette kan være en tidkrevende og «kjedelig» jobb – den må dog gjøres. Vi har derfor laget en forenklet prosess på dette, slik at regnskapsføreren kan få utført jobben raskt, sikkert og enkelt for sine kunder. Bedre tid til andre og mer attraktive oppgaver, som igjen skaper engasjerte medarbeidere i din bedrift.

Ta en titt for nærmere beskrivelse av hvordan vi har løst utfordringen med raskt å få gjennomført registrering av betaling og utligning av postene.

Om bokføringsgrupper

Hvis du bruker andre moduler i tillegg til Finans og bokfører til kontoer som Kunder, Leverandører, Varer eller Ressurser, må du definere en kobling mellom disse kontoene og finanskontoene. Hvis du bare bruker Finans-modulen, er det ikke nødvendig å definere bokføringsgrupper.

Bokføringsgrupper brukes til å opprette disse koblingene mellom de ulike modulene og modulen Finans. Du må derfor ha konfigurert kontoplanen før du kan opprette bokføringsgrupper. Når salg, kjøp og andre transaksjoner registreres og bokføres der en bestemt finanskonto ikke er direkte angitt, gir bokføringsgrupper tilordningen til de riktige kontoene. I salget av en vare til en kunde i en ordre er for eksempel ingen finanskonti angitt direkte. Når Naviger-funksjonen imidlertid er fullført, viser gjennomgangen av en bokført faktura poster som ble bokført i finans. Dette skjer fordi kunder og varer var tilordnet bokføringsgrupper for å identifisere finanskontiene.

Det finnes tre hovedtyper bokføringsgrupper som tar seg av salg av beholdning og ressurser til kunder og kjøp av beholdning fra leverandører:

  • Generelle bokføringsgrupper
  • Bestemte bokføringsgrupper
  • Mva-bokføringsgrupper

SUMANGO, sammen med Microsoft Dynamics NAV, tilbyr en komplett forretningsløsning for din regnskapsbedrift og dine kunder.

Regnskapsfører og kunde må jobbe i samme system!

Tilby dine kunder å jobbe i samme løsning som regnskapsføreren

Gjennom å ta i bruk Sumango, kan du som regnskapsfører jobbe i samme system som kunden. Dine kunder og klienter har behov for oppdaterte tall for sin virksomhet. Hva er mer naturlig enn at regnskapsfører og klient jobber i samme system? Utfakturering gjøres enten av regnskapsfører eller direkte fra klienten.

Utfakturering

Utfakturering for eksterne brukere er tilrettelagt i Sumango. I de fleste bedrifter kjøpes og selges det varer/produkter. Hvorfor ikke tilby dine klienter å ha ett fullverdi forretningssystem, hvor du som regnskapsfører kan bistå og hjelpe dine klienter opp til ett nytt nivå?

Du kan selv lage tilbud og/eller faktura i Sumango. Tilbud og/eller faktura opprettes enkelt og kan oversendes kunde på papir eller som pdf i en epost. Faktura kan også sendes som EHF-faktura (EHF = Elektronisk HandelsFormat) hvis kunde krever dette. Ta kontakt med oss for ytterligere informasjon om EHF-faktura.

Under følger en oversikt over aktuelle fliser som er aktuelle i utfaktureringsprosessen. Under Tilbud, fakturering og kreditering har du full oversikt over dine åpne tilbud, åpne fakturer og åpne kreditnotaer (tallet på hver flis indikerer antall åpne dokumenter i aktuell kategori). UndTiles faktura tilbud kreditnota utfaktureringer «Bokført faktura og kr.nota» har du oversikt over bokførte fakturaer/kreditnotaer og forfalte salgsfakturaer.

Sumango fungerer slik at man kan starte med å opprette et tilbud og sende dette til kunden. Om tilbudet aksepteres konverteres tilbud til en faktura med et tastetrykk. Om man ikke utarbeider tilbud går man direkte til flisen Åpne fakturaer. Her vil det stå 0 (null) dersom man ikke har noen påbegynte fakturaer.

I bokføringslovens kapittel 5-1 står det listet opp en del punkter som salgsfaktura (salgsdokumentasjonen) skal/må og bør inneholde. Dette er blant annet punkter som…

  • Fakturanummer
  • Kjøpers navn, og adresse eller organisasjonsnummer
  • Selgers navn og organisasjonsnummer
  • Hvilke varer og/eller tjenester som selges, herunder antall og beskrivelse

I tillegg er det en rekke andre punkter som må være oppfylt. Les mer i «Forskrift om bokføring».

 

 

Import av salgsdata fra iZettle til Sumango

Import av salgstransaksjoner fra iZettle til Sumango gjør det enkelt, sikkert og nøyaktig for føring av omsetning og varesalg.

Bruker dine klienter/kunder iZettle når de selger varer og produkter fra sitt sortiment? Sumango har nå mulighet for å gjøre import av salgstransaksjoner/-omsetning fra iZettle sin mobile betalingsløsning slik at dette posteres riktig i regnskapet. Vi har også laget tilpasning for å eksportere grunndata i form av varer, priser, osv. til iZettle sin database. En «master» av grunndata er vesentlig for å oppnå god styringsinformasjon og KPI’er.

Som kundens rådgiver, er det viktig for deg som regnskapsfører å kunne bistå på riktig nivå og med riktig informasjon. Tilegne seg mer og mer informasjon om klientenes forretningsprosesser blir mer og mer viktig for regnskapsbedriften sine ansatte. Vi i Sumango har løsninger som støtter disse prosessene.

Les mer om  iZettle import til Sumango.

EHF – elektronisk fakturering i Sumango

EHF – Elektronisk handelsformat.

Elektronisk faktura, kreditnota og purring er en forsendelse av datafil i standard format til mottaker. For det offentlige er det Elektronisk handelsformat (EHF) som er standarden.
Innholdet i formatet dekker regnskapslovens krav. Faktura, kreditnota og purring skal ikke være en pdf-fil. Selskaper må sende salgsfakturaer og kreditnotaer til de norske myndigheter elektronisk i Elektronisk Handelsformat (EHF), basert på Universal Business Language (UBL). Hvis et selskap ikke sender disse dokumentene elektronisk, kan myndighetene nekte betaling.

Hvorfor ?

Det offentlige har i dag ca.11 millioner fakturaer pr. år som vil kunne bli sendt elektronisk. Elektronisk sending og mottak av faktura, kreditnota og purring vil spare miljøet for papir og forsendelse av dokumenter. CO2-utslippene vil bli mindre, og mengden papiravfall redusert. Dette gir miljøgevinster som vi alle nyter godt av.

Spar tid og ressurser.

I tillegg vil din virksomhet spare tid og ressurser på ikke-manuell håndtering av dokumenter. Dette vil igjen vil kunne brukes på kontroll, oppfølging og kunderettet arbeid. For deg som mottar EHF dokumenter, reduserer du tiden på manuelle arbeidsprosesser og eventuelle feilmarginer. For deg som skal sende EHF dokumenter sparer man også kostnader, i form av f.eks. porto/frankering, papir/print, putte i konvolutt, osv. osv. Her er det mye gevinst å hente ut for både avsender og mottaker, og ikke minst er kvaliteten og sikkerhet ivaretatt. Både avsender og mottaker skal være sikre på at faktura kommer til rett plass til rett tid!

Vi i Sumango jobber hele tiden for å effektivisere arbeidsprosesser og fjerne så mange manuelle operasjoner som mulig. Alt i alt for at du som regnskapsfører skal få mer tid til rådgivning og aktivt arbeid ute med dine klienter. Vi er helt sikre på at EHF også vil bli toneangivende ikke bare mot det offentlige, men også i det private næringsliv.

Følg link til Hvorfor e-handel ? for å lese mer fra anskaffelser.no.

 

 

Likviditetsstyring – enkle grep for å bedre bedriftens likviditet

Har du kontroll på din bedrifts likviditet ?

Det er fort gjort å glemme å ha kontroll på likviditeten i egen bedrift, og spesielt i medgangstider. I motgangstider derimot, er dette et tema som raskt kommer på dagsorden. Det er minst like viktig å ha kontroll på bedriftens likviditet i gode som i dårligere tider. Har du ikke kontroll på dine forpliktelser, vil det være avgjørende for driften. Likviditet er like viktig som økonomiske resultater, det er fort gjort å glemme i en hektisk hverdag. Har man ikke penger til å håndtere leverandørgjeld, lønn, faste utgifter – vil dette raskt få negative  konsekvenser både internt og eksternt. En ting er dine eksterne forpliktelser, men en minst like viktig faktor er dine ansatte som skal ha lønn.

Tiltak for å bedre bedriftens likviditet

Du må sette opp likviditetsbudsjett. Dette gir deg oversikt over inntekter og utgifter, og du vil se hvilke perioder som kan bli vanskelige. Sørg for å redusere kundens kredittid. Dette vil kunne gi markant bedring i din bedrifts likviditet. Kan du også få til bedre betingelser fra dine leverandører, ser den økonomiske hverdagen straks mye bedre ut. Du bør i tillegg sørge for god lagerstyring. Selger du produkter og varer som krever lagerkapasitet, er det vesentlig å ha kontroll på lagerverdien(-e).

Har din regnskapsfører og du tilgang til felles system?

Dersom du og din regnskapsfører jobber i samme system, vil dere sammen raskt kunne sette opp ett likviditetsbudsjett. Dere vil jobbe med faktiske tall i forhold til regnskap, lager, salg, logistikk, finans osv. Å jobbe i samme system, vil gi mange fordeler. Det er ikke lenger noen utfordringer med tilgang til system, alt er lagret og tilgjengelig i skyen – gjennom løsninger som Sumango. Med å sette av tid sammen med en god økonomisk rådgiver som kjenner deg og din bedrift, vil du raskt få oversikt over situasjonen og du kan iverksette tiltak.

Regnskap Norge har for sine medlemmer årlige kurs. Det er også krav til regnskapsfører å ha ett fast antall timer til faglig oppdatering. Kursoversikten til Regnskap Norge finner du her: https://www.regnskapnorge.no/kurs/kurskatalog/#sted=Vis alle

 

Revisor får fri tilgang på kunderegnskap i Sumango

Gi revisor tilgang til kunderegnskap i Sumango

KPMG sier dette om revisor/revisjon; «Revisjon spiller en viktig rolle når tillit skal bygges mellom aktører i markedet og er selve fundamentet i en sunn og god forretningsvirksomhet. Revisjonens primære oppgave er å sikre at den finansielle informasjonen som gis til eiere, markedet og interessenter holder god kvalitet – uavhengig av virksomhetens størrelse eller marked.»

For å kunne gi korrekt finansiell informasjon, er det viktig at at revisor har tilgang til regnskapet som skal revideres. I Sumango kan regnskapsfører gi revisor fri tilgang til selskapene som skal revideres. Med fri tilgang er det enkelt for revisor å hente ut den informasjonen som er nødvendig i forbindelse med revisjon.

Rapporter og sporing av transaksjoner

Ved slutten av regnskapsperioden må en sekvens med oppgaver innen kostkontroll og sporing utføres. Dette for å rapportere en korrekt og balansert lagerverdi til finansavdelingen. I tillegg til bokføringsrutinene som overfører de enkeltstående vareverdipostene til dedikerte finanskonti, er flere rapporter, sporingsfunksjoner og et spesielt avstemmingsverktøy tilgjengelig. Slik får den ansvarlige for dette forretningskritiske arbeidet utført sin jobb. Alt dette til fri tilgang for revisor uavhengig om kontrollen gjøres månedlig, kvartalsvis eller årlig.

Endringer i rollen som revisor

Revisjonsfaget har nådd et kritisk punkt. Rask teknologisk utvikling og voldsom økning i datavolum trigger behovet for en bredere, mer nyskapende og verdiøkende tilnærming til revisjonen. Digital kompetanse, med datadrevne prosesser og teknologiske verktøy som sentrale drivere, blir alfa og omega for neste generasjons revisorer.

Mange virksomheter er godt i gang med sin digitale reise og tar i bruk data og analyse i finansiell rapportering. Behovet for økt innsikt og en ny tilnærming til kontroll og risikostyring vokser.

– Revisjonen er i ferd med å bli en kontinuerlig og pågående prosess med analyser og innsikt i sanntid. Med data og analyse åpner deg seg helt nye muligheter for blant annet benchmarking, identifisering av avvik og uregelmessigheter, kartlegging av reell risiko og økonomiske konsekvenser, samt prediktiv dataanalyse, poengterer Julie Berg, partner og leder for data og analyse i KPMG Norge.

– Revisorer som omfavner teknologi og nye metoder for bruk av data og analyse blir en viktig ressurs som kan dele innsikt og bidra til bedre risikostyring og økt lønnsomhet hos kunden. De som ikke klarer tilpasse seg utviklingen og gi denne merverdien til kunden, vil få en svekket posisjon i fremtiden, spår hun.

Hva er en revisor?

Revisor er en betegnelse på en person som utfører revisjon. I dagligtale tenker man på en som går over regnskapet og ser til at bedriften har fulgt gjeldende lover/regler. Revisoren kontrollerer at innholdet i årsregnskapet er pålitelig slik at brukeren av regnskapet riktig beslutningsgrunnlag.

For å kunne revidere regnskap for revisjonspliktige må revisor enten være registrert eller statsautorisert. Forskjellen på disse ligger i utdannelsen. Der den registrerte har 3-årig høgskoleutdannelse (universitetsgrad i revisjon) mens den statsautoriserte i tillegg har Master i regnskap og revisjon (tidligere HRS). I tillegg til utdannelse ved høgskole er det krav om minst 3 års relevant praksis.